Sprzedaż internetowa daje dużą swobodę, lecz nie wszystkich obowiązków da się uniknąć. Część przedsiębiorców korzysta z limitu pozwalającego działać bez kasy rejestrującej, inni muszą wdrożyć urządzenie od razu – różnice wynikają z rodzaju oferowanych produktów. Punkt startowy bywa więc zupełnie inny. Kiedy zatem sprzedawca internetowy powinien przygotować kasę już w dniu pierwszej transakcji? Odpowiadamy poniżej!
Kiedy nie trzeba korzystać z kasy fiskalnej?
Przepisy obejmujące ewidencjonowanie sprzedaży przewidują sytuacje, w których podatnik może działać bez urządzenia rejestrującego. Dotyczy to firm sprzedających swoje towary osobom fizycznym oraz rolnikom ryczałtowym, o ile ich obrót w poprzednim lub bieżącym roku nie przekroczył 20 000 zł. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902).
Przepisy te obowiązują do końca 2027 r. W działalności rozpoczynanej w trakcie roku wyliczenie dopuszczalnego obrotu następuje proporcjonalnie do okresu funkcjonowania firmy. Oznacza to, że podmioty z niewielką liczbą transakcji mogą rozpocząć sprzedaż bez konieczności instalowania kasy, dopóki nie przekroczą przysługującego im limitu.
Jakie towary są wyłączone ze zwolnienia?
We wspomnianym Rozporządzeniu znajduje się lista produktów, które wymagają ewidencjonowania sprzedaży od razu, bez możliwości skorzystania z limitu zwolnienia. Dlatego przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy oferowane produkty znajdują się w tym wykazie. Jeśli tak jest, pierwsza sprzedaż dla osoby prywatnej lub rolnika ryczałtowego musi zostać udokumentowana na kasie. Do grupy towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej należą m.in.:
- części do silników;
- silniki do pojazdów i motocykli (spalinowe – iskrowe i wysokoprężne);
- nadwozia pojazdów silnikowych;
- przyczepy i naczepy;
- kontenery;
- części przyczep, naczep i innych pojazdów bez własnego napędu;
- części i akcesoria do pojazdów silnikowych (ciągniki, busy, samochody osobowe, ciężarówki, pojazdy specjalne – z wyłączeniem motocykli);
- komputery stacjonarne i przenośne (laptopy, tablety);
- urządzenia peryferyjne do komputerów;
- konsole do gier i części do nich;
- odbiorniki telewizyjne i radiowe;
- gramofony, głośniki, telefony (w tym smartfony), smartwatch’e;
- anteny, wyświetlacze, monitory;
- aparaty do zapisu i odtwarzania obrazu i dźwięku;
- urządzenia nawigacyjne;
- pamięci trwałe, taśmy, dyski;
- urządzenia alarmowe;
- lornetki, lunety, rzutniki;
- silniki elektryczne, prądnice i transformatory;
- aparaty fotograficzne (cyfrowe i tradycyjne);
- obiektywy, soczewki, kamery, projektory filmowe;
- wyroby z metali szlachetnych lub zawierające takie metale;
- zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych;
- wyroby tytoniowe (tylko w obrocie B2B, nie dla konsumentów);
- napoje alkoholowe powyżej 1,2% i piwa mieszane powyżej 0,5% alkoholu;
- perfumy i wody toaletowe;
- wyroby do palenia i inhalacji bez spalania (np. e-papierosy, podgrzewacze tytoniu);
- wyroby zawierające alkohol etylowy powyżej 50%, niespożywcze (np. rozpuszczalniki, odkażacze, rozcieńczalniki, płyny do odmrażania);
- węgiel, brykiety i inne paliwa stałe do celów opałowych.
Kiedy należy zacząć korzystać z kasy fiskalnej, jeśli sprzedaje się towary wyłączone ze zwolnienia?
Sklepy internetowe oferujące towary znajdujące się na liście produktów obowiązkowo ewidencjonowanych muszą korzystać z urządzenia już przy pierwszej sprzedaży dla osoby prywatnej lub rolnika ryczałtowego. Nie ma tu okresu przejściowego ani możliwości oparcia się na limicie obrotu. Pierwsza udokumentowana transakcja oznacza konieczność wydruku paragonu i prowadzenia ewidencji w formie przewidzianej w przepisach.
Jaką wybrać kasę fiskalną do sklepu internetowego?
Dla sklepów internetowych najlepszym rozwiązaniem jest kasa rejestrująca pracująca w trybie online. Rynek pierwotny oferuje obecnie wyłącznie takie urządzenia, a modele z kopią elektroniczną dostępne jeszcze na rynku wtórnym będą musiały zostać wymienione w kolejnych latach. Wybór konkretnej kasy zależy w dużej mierze od liczby operacji wykonywanych każdego dnia oraz sposobu pracy sprzedawcy.
W sprzedaży internetowej często wykorzystuje się urządzenia takie jak poręczny Novitus Nano Online, który dobrze sprawdza się przy codziennych rozliczeniach, Posnet Ergo oferujący solidną konstrukcję i możliwość dopasowania konfiguracji do sposobu pracy, a także Elzab K10 Online z dotykowym ekranem i lekką obudową ułatwiającą pracę w terenie. W bardziej rozbudowanych sklepach dobrze sprawdza się Novitus Next PRO Online z panelem dotykowym i wszechstronnymi narzędziami do prowadzenia ewidencji.
Doskonałym urządzeniem dla sklepów internetowych z bogatym asortymentem jest drukarka fiskalna online. W połączeniu z programem sprzedażowo-magazynowym i dedykowanymi funkcjami (np. e-paragonami) tworzy potężne centrum zarządzania towarami, cennikami i sprzedażą.
Kasy i drukarki online muszą mieć stabilne połączenie z internetem, dlatego na początku warto sprawdzić, w jaki sposób kupione urządzenie wysyła dane do CRK – może korzystać z Wi-Fi, kabla podłączonego do routera albo karty SIM. Następnie warto zwrócić uwagę na wygodę obsługi, szybkość wymiany papieru i to, czy urządzenie da się ustawić tak, aby nie przeszkadzało podczas kompletowania przesyłek. Dzięki temu kasa fiskalna do sklepu internetowego będzie sprawnie działać i nie spowolni obsługi zamówień.
